Politica Bioeel Manufacturing SRL privind prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal

Prin intermediul acestei Politici cu privire la protecția datelor cu caracter personal dorim să ne asigurăm că datele cu caracter personal prelucrate de către compania noastră sunt prelucrate în condiții de deplină securitate, de respectare a prevederilor legale europene si naționale iar persoanele vizate (reprezentanții beneficiarilor sau furnizorilor noștrii și  prepuși beneficiarilor și furnizorilor noștrii, angajații companiei noastre, vizitatorii, etc. numiți mai departe persoane vizate) au acces la o informare adecvată cu privire la colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal, respectiv a acelor informații asupra cărora avem obligația să îi informăm, așa cum prevăd reglementările în vigoare cu privire la protecția datelor cu caracter personal ( Regulamentul GDPR Nr. 2016/679 The General Data Protection Regulation și legislația națională).

Această Politică poate fi completată cu alte informații furnizate de către noi, precum și cu alți termeni și condiții care se aplică în website-urile noastre sau față de care v-ați dat consimțământul prin interacționarea cu noi.

(a) Identitatea şi datele de contact ale companiei noastre:

Bioeel Manufacturing SRL, cu sediul social în Tg-Mureș, str. Bega, nr. 5D, județul Mureș, înregistrată la ORC sub nr. J26/2118/2017, avînd CUI RO38581482.    

(b) Datele de contact ale responsabilului cu protecţia datelor, după caz:

Numele: Mezei Radu, Telefon: 0751138565, e-mail: gdpr@bioeel.ro. 

(c) Scopurile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal  

Datele cu caracter personal ale persoanelor vizate vor fi prelucrate de către compania noastră în următoarele scopuri, după caz, în funcție de fiecare situație în parte:

• Încheierea și executarea contractelor cu beneficiarii și furnizorii companiei noastre.
• Îndeplinirea condițiilor impuse de ghidul de bună practică în distribuția și fabricația de medicamente precum și a prevederilor legale cu incidență în distribuția și fabricația de medicamente.
• Comunicarea de oferte, promoții sau evenimente speciale cu privire la produsele și serviciile companiei noastre,
• Deoarece este necesar pentru oferirea de produse și servicii, vom prelucra datele personale ale persoanelor vizate cu scopul de a onora cererile/comenzile/întrebări beneficiarilor și furnizorilor companiei noastre, procesarea plăților efectuate pentru produsele și serviciile companiei noastre.
• Vom prelucra datele cu caracter personal cu scopul de a: solicita feedback cu privire la experiența beneficiarilor și furnizorilor, pentru a evalua eficiența comunicării cu aceștia, pentru a personaliza interacțiunile pe care le au clienții cu echipele de vânzare prin telefon sau cu departamentul de Relații cu Clienții.
• Pentru a crea și menține conturile de Beneficiar și Furnizor.
• Pentru a asigura protecția necesară, identificarea și prevenirea debitelor, abuzurilor, reclamațiilor și altor obligații și pentru a respecta legislația aplicabilă.
• Pentru verificarea eligibilității și bonității beneficiarilor și furnizorilor  companiei noastre, prin a evalua potențiale riscuri de fraudă sau întârziere la plată, inclusiv prin verificarea în baze de date dedicate pentru identificarea unor eventuale debite rămase ca urmare a neexecutării obligațiilor din contracte anterioare sau în curs.
• Pentru a îmbunătăți produsele și serviciile companiei noastre.
• Pentru comunicarea cu persoanele vizate și cu beneficiarii și furnizorii companiei noastre.
• Pentru a trimite persoanelor vizate informații care le pot interesa – cum ar fi evenimentele viitoare sau newsletterele.
• În scopul identificării raportorului reacțiilor adverse și validării cazului, precum și pentru alte nevoi legate de farmacovigilență, așa cum sunt acestea solicitate în Ghidul european de farmacovigilență și în legislația națională conexă.
• În scopul recrutării și selecției candidaților pentru posturile vacante în cadrul  companiei noastre.
• În calitatea sa, de angajator sau furnizor de bunuri trebuie să păstreze și să prelucreze Datele cu Caracter Personal ale angajaților săi sau ai angajaților beneficiarilor sau furnizorilor săi în scopuri obișnuite derivate din raporturile de muncă, respectiv în scopuri administrative și organizatorice, precum și pentru a asigura respectarea și executarea anumitor prevederi ale contractelor, respectarea cerințelor și reglementărilor legale aplicabile raporturilor de muncă precum și pentru protejarea intereselor legitime ale companiei noastre sau ale beneficiarilor și furnizorilor companiei noastre;
• Pentru executarea contractelor, precum și pentru respectarea reglementările specifice raporturilor de muncă și/sau a celor fiscale/financiare;
• Pentru monitorizarea flotei proprii de autovehicule.
• Pentru monitorizarea perimetrală a spațiilor folosite de către compania noastră și a accesului în acestea. 

(d) Categoriile de date cu caracter personal vizate: 

Compania noastră colectează date personale din surse publice, prin intermediul beneficiarilor și/sau furnizorilor noștrii sau direct de la persoanele vizate,

De regulă informațiile sunt furnizate la semnarea contractului cu beneficiarii și/sau furnizorii sau pe parcursul desfășurării acestuia, etc.

Vom prelucra după caz, în funcție de fiecare situație în parte, următoarele date:

• Nume, prenume, data nașterii, CNP, seria și numărul CI
• Adresa poștală și de e-mail
• Număr de telefon și altele
• Semnătura
• Funcția ocupată
• Date din cazierul judiciar (atunci când legislația în vigoare prevede obligativitatea prelucrării acestor date) de ex. în caz de manipulare, transport medicamente -stupefiante
• Datele necesare pentru emiterea și recepționarea facturilor fiscale (datele persoanei responsabile și ale delegaților, CNP dacă beneficiarul este persoană fizică)
• Datele IT pot include: adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare, numărul de identificare al dispozitivului mobil folosit, locația geografică, adrese URL de redirecționare, informațiile despre acțiunile întreprinse sau despre interacțiunea cu compania noastră
• Diagnostic, tratament administrat, reacții adverse, sechele ale pacientului și alte aspecte conexe legate de farmacovigilență
• Datele GPS-ul montate pe mașinile societății noastre sau ale beneficiarilor și furnizorilor societății noastre
• Datele rezultate din monitorizarea video a perimetrelor și spațiilor companiei noastre și ale beneficiarilor companiei noastre
• Date personale ale membrilor din familie și copiile actelor: CI, certificat de naștere, căsătorie, sentința de divorț, etc. în cazul în care angajatul societății contribuie la întreținerea lor
• Datele din carnetul de conducere
• Datele din fișa de aptitudine emisă de medicul de medicina muncii
• Contul bancar în care se va face plata drepturilor salariale 

Datele pot fi obținute:

• Automat: în anumite situații, putem colecta datele clienților și prin mijloace automate. De exemplu, date personale pot fi colectate prin intermediul cookie-urilor, beacon-urilor web sau telefonice, atunci când clientul interacționează telefonic cu compania noastră.
• Din surse externe: Pentru oferirea de produse și servicii, compania noastră poate colecta în mod legitim date despre client și din surse externe atunci când consultă: baze de date publice (cum ar fi cea a Registrului Comerțului sau Ministerului Finanțelor Publice, Ministerului Justiției, Agenția Națională a Medicamentelor,Ministerul Sănătății  etc).
• Pot fi colectate date personale și din surse precum: prelucrători de date terți, parteneri ai companiei noastre, surse publice și site-uri de rețele sociale ale unor terți.

(e) Destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal, după caz

Datele cu caracter personal ale persoanelor vizate pot fi dezvăluite către: managementul companiei noastre, responsabilul cu protecția datelor, departamentele companiei noastre, afiliați companiei noastre precum și persoanei vizate la cerere.

Furnizarea informațiilor către terți - pentru a facilita utilizarea eficientă a informațiilor persoanelor vizate și pentru a ne putea desfașura activitatea în condiții de legalitate și normalitate, divulgăm datele cu caracter personal către terți. Cu toate acestea, divulgarea va avea loc numai în următoarele situații:

• În mod periodic, putem implica sau angaja alte societăți și persoane fizice pentru a îndeplini funcții în numele nostru. Exemplele includ găzduirea și/sau menținerea conținutului Website-ului sau furnizarea anumitor funcții cuprinse în Website, furnizarea de servicii de marketing. Acești furnizori se află în Romania. Acești destinatari vor avea acces numai la informațiile cu caracter personal solicitate pentru a-și îndeplini funcțiile și nu li se permite să utilizeze informațiile respective. Acești destinatari vor respecta obligații contractuale de confidențialitate.
• Către alte entități din grupul nostru.
• Către autoritățile guvernamentale sau de aplicare a legii dacă stabilim, la libera noastră alegere, că este obligația noastră legală să o facem.
• Către Agenția Națională a Medicamentului și a Dispozitivelor Medicale, deținătorul de autorizației de punere pe piață și către alte entități implicate în procesul de producție al medicamentelor în scopul identificării raportorului reacțiilor adverse și validării cazului, precum și pentru alte nevoi legate de farmacovigilență.

f) Perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă

Perioadele de păstrare a informațiilor cu caracter personal depind de scopul în care sunt procesate datele și de instrumentul respectiv în care sunt procesate aceste informații cu caracter personal.

Nu se pot evidenția diferitele perioade de păstrare a informațiilor într-un format rezonabil de inteligibil în cadrul acestei Politici. Criteriile utilizate pentru a determina perioada de păstrare aplicabilă sunt faptul că vom păstra informațiile cu caracter personal stabilite în prezenta politică atâta timp cât:

1. este necesar în scopul respectiv
2. este necesar pentru desfășurarea relației de afaceri cu respectivul beneficiar sau furnizor
3. a-ți consimțit și/sau
4. este impus de legile aplicabile privind păstrarea informațiilor.

(g) Transferul datelor

Informațiile cu caracter personal pot fi transferate și procesate în una sau mai multe alte țări, din interiorul sau din afara Uniunii Europene. Dacă va fi cazul, vom transfera datele persoanelor responsabile în afara UE numai în țări despre care Comisia Europeană consideră că vă oferă un nivel adecvat de protecție, sau în cazul în care compania noastră a instituit măsuri de protecție corespunzătoare pentru a căuta să păstreze confidențialitatea informațiilor. Vom informa persoanele vizate asupra țărilor în care vom transfera datele atunci când vom identifica nevoia de a le transfera.

(h) Securitatea datelor

Deși vom face tot posibilul pentru a proteja informațiile cu caracter personal, este de notorietate faptul că transmiterea de informații prin intermediul internetului nu este complet sigură și că nu putem garanta securitatea completă a informațiilor cu caracter personal transmise Website-ului sau oricărui terț; din acest motiv, orice transmitere de informații este pe propriul risc al persoanelor vizate.

Vom folosi proceduri operaționale stricte și măsuri de securitate, tehnice și organizaționale corespunzătoare pentru a preveni orice acces, modificare, ștergere sau transmitere neautorizată a acestor informații cu caracter personal.

(i) Persoana vizată are urmatoarele drepturi

În calitate de persoană vizată aveți o serie de drepturi în conformitate cu reglementările de protecție a datelor în vigoare. Anumite drepturi sunt destul de complexe și includ derogări, fapt pentru care este recomandat ca fiecare persoană vizată să citească legislația UE și națională relevantă, precum și legislația secundară emisă de către autoritățile competențe pentru a obține explicații complete cu privire la aceste drepturi. 

Rezumat al drepturilor dvs. în secțiunea de mai jos.

1. Dreptul la accesarea datelor. Persoana vizată are dreptul de a obține confirmarea că datele cu caracter personal sunt sau nu procesate de către noi. În plus, are dreptul să obțină informații mai detaliate în ceea ce privește datele personale stocate și în ceea ce privește procesarea lor de către compania noastră și, în anumite circumstanțe, are dreptul de a obține o copie a acestor date personale.
2. Dreptul la rectificarea datelor. Persoana vizată are dreptul să solicite rectificarea datelor personale incorecte și, ținând cont de scopul în care ele sunt procesate, să solicite completarea datelor personale care lipsesc.
3. Dreptul la ștergerea datelor. În anumite cazuri, persoana vizată are dreptul la ștergerea datelor personale fără întârzieri nejustificate. Aceste circumstanțe includ: 
   1. atunci când datele personale nu mai sunt necesare în raport cu scopurile pentru care au fost colectate sau procesate;
   2. atunci când persoana vizată iși retrage consimțământul pentru procesarea pe bază de consimțământ;
   3. atunci când procesarea este în scopuri de marketing direct și;
   4. atunci când datele personale au fost procesate fără respectarea legislației în vigoare. Totuși, există anumite derogări generale de la dreptul de ștergere a datelor. Aceste derogări generale includ cazurile în care procesarea este necesară:
      1. pentru exercitarea dreptului la libertatea de exprimare și informare;
      2. pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau;
      3. pentru stabilirea, exercitarea și apărarea revendicărilor legale.
4. Dreptul la restricționarea procesării. În anumite cazuri, persoana vizată are dreptul la restricționarea procesării datelor personale. Acolo unde procesarea a fost restricționată, compania noastră poate continua să stocheze datele personale. Altfel, noi le vom procesa numai atunci când:
   1. avem consimțământul persoanei vizate;
   2. sunt necesare pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea revendicărilor legale;
   3. sunt necesare pentru protejarea drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice, sau;
   4. din considerente importante care vizează interesul public.
5. Dreptul la portabilitatea datelor. În măsura în care cadrul legal pentru procesare este reprezentat de consimțământul persoanei vizate și această procesare este realizată prin mijloace automatizate, persoana vizată are dreptul să obțină datele sale cu caracter personal într-un format structurat, folosit în mod uzual și compatibil cu dispozitivele de citire generice. Totuși, acest drept nu se aplică acolo unde exercitarea lui ar afecta în mod negativ drepturile și libertățile altora.
6. Dreptul la obiecție. Persoana vizată are dreptul de a obiecta cu privire la procesarea datelor personale din considerente specifice situației sale individuale, dar numai în măsura în care temeiul legal pentru procesare e acela că procesarea este necesară:
   1. pentru desfășurarea unei acțiuni în interesul public sau în exercițiul oricărei autorități oficiale investite sau;
   2. în scopul intereselor legitime urmărite de către compania noastră sau de către o entitate terță.
      Într-un astfel de caz noi vom înceta procesarea datelor personale, cu excepția situației când putem demonstra considerente legitime convingătoare pentru procesare care au precedență în raport cu interesele, drepturile și libertățile dvs., sau atunci când procesarea are ca scop stabilirea, exercitarea și apărarea revendicărilor legale.
      Persoana vizată are, de asemenea, dreptul de a obiecta cu privire la procesarea de către compania noastra a datelor personale în scopuri de marketing direct. Dacă persoana vizată ridică o astfel de obiecție, noi vom înceta procesarea datelor personale în acest scop.
7. Dreptul la retragerea consimțământului. În măsura în care temeiul legal pentru procesarea datelor decurge din consimțământul persoanei vizate, aceasta are dreptul de a se retrage în orice moment din acel consimțământ.
   În cazul în care persoana vizată se retrage dintr-un consimțământ acordat, compania noastră va înceta procesarea datelor personale ale acesteia, în afara cazurilor și în măsură în care continuarea procesării este permisă sau obligatorie în conformitate cu reglementările de protecție a datelor în vigoare sau cu alte legi și reglementări care se aplică în acest context. Retragerea de către persoana vizată a consimțământul acordat nu va afecta sub nicio formă temeiul legal în baza căruia s-a făcut procesarea înainte de retragerea consimțământului.
   Dacă persoana vizată se abține de la furnizarea consimțămintelor necesare sau dacă se retrage ulterior din aceste consimțăminte, acest lucru poate avea drept consecință faptul că nu va mai putea beneficia de o parte din oferta de servicii furnizate de noi.
8. Dreptul de a face plângere la autoritatea de supraveghere a protecției datelor. Persoana vizată are dreptul de a înregistra oricând o plângere la autoritatea națională de supraveghere a protecției datelor: 

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
Adresa: Bld. General Gheorghe Magheru 28-30, 010336, București, România
Telefon: +40318059211, Website: http://www.dataprotection.ro/

Compania noastră face tot posibilul să ne asigurăm că protejăm datele personale, să informăm persoanele vizate despre modul în care procesam datele lor cu caracter personal și să ne conformăm cu privire la reglementările de protecție a datelor în vigoare.     

(j) Nu utilizăm datele cu caracter personal pentru prelucrare automatizată și nici pentru realizarea de profile

Nu luăm niciodată decizii automate cu privire la persoanele vizate. Utilizăm mijloace tehnice pentru stocarea datelor în condiții de securitate. Nu prelucrăm date în scopuri secundare incompatibile cu scopurile pentru care le-am colectat.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează prin mijloace automate/manuale, cu respectarea cerințelor legale și în condiții care să asigure securitatea, confidențialitatea și respectarea drepturilor persoanelor vizate.

Toate documentele care conţin date cu caracter personal se înregistrează şi urmează regulile de păstrare, procesare, multiplicare, transport, transmitere, distrugere şi arhivare stabilite prin reglementările legale în vigoare şi prin proceduri interne. 

k) Prelucrarea datelor cu caracter personal se face cu respectarea următoarelor principii

1. Legalitate, echitate şi transparenţă, limitări legate de scop, reducerea la minimum a datelor;
2. Prelucrarea datelor trebuie să fie exactă şi, în cazul în care este necesar, datele trebuie să fie actualizate;
3. Limitări legate de stocare,integritate şi confidenţialitate.

l) Prevederi speciale

Selecție și recrutare

Pentru participarea la procese de recrutare pentru orice poziție corespunzătoare calificării și experienței persoanei vizate, prin utilizarea facilitații site-ului companiei noastre sau prin comunicarea CV-ului în altă modalitate, vom înscrie persoana vizată într-o bază de date în vederea participării la procese de recrutare.

În acest sens compania noastră solicită utilizatorilor date personale de tipul nume, prenume, data de naștere, fotografie, vârstă, sex, adresă de domiciliu/reședință, adresă de e-mail, telefon, ocupație, venit, date privind educația, permis de conducere, date privind interese de carieră.

Consimtământul se poate acorda  de către persoanele cu o vârstă mai mare de 16 ani, electronic pe parcursul înscrierii pe website-ul societății noastre sau prin transmiterea pe e-mail a formularului de consimțământ completat sau în format fizic prin depunerea lui la sediile companiei noastre sau prin transmiterea prin servicii poștale la adresa Tg. Mures, str. Bega, nr. 5, judetul Mureș.

În cazul în care persoana fizică are varsta mai mică de 16 ani consimtământul se acordă obligatoriu de părinți sau tutorele legal prin transmiterea pe e-mail a formularului de consimtământ completat cu dovezi atașate ale calității de părinte / tutore.

Colectarea datelor cu caracter personal

Colectăm date cu caracter personal de la candidați ca parte a procesului nostru de recrutare. Datele cu caracter personal ne pot fi transmise direct de către un candidat sau prin intermediul unui terț, de exemplu, o agenție de recrutare, în funcție de particularitățile proceselor de recrutare.

Rugăm candidații să nu ne transmită nicio informație privind așa numitele „categorii speciale de date cu caracter personal”, care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase, apartenența la sindicate, datele genetice, datele biometrice (când sunt utilizate în scopuri de identificare), sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală.

Utilizarea datelor cu caracter personal

Utilizăm informațiile deținute despre dumneavoastră astfel:

• pentru a face posibilă participarea la procesul de recrutare pentru un anume post,
• dacă candidatul ne transmite consimțământul– pentru a vă informa asupra oportunităților de angajare relevante în cadrul Bioeel Manufacturing,
• pentru a informa asupra evenimentelor privind oportunitățile de angajare, organizate de către sau cu participarea Bioeel Manufacturing, dacă ați acceptat să fiți contactat în aceste scopuri.

Temeiul legal al prelucrării

Deținem și prelucrăm datele cu caracter personal în baza temeiului legal (prevederile Codului muncii) și în vederea parcurgerii etapelor la solicitarea candidatului - anterior încheierii unui contract de muncă. De asemenea, putem prelucra anumite date pe baza intereselor noastre legitime de a recruta în calitate de candidat. În cazurile în care ni se acordă consimțământul pentru a utiliza datele în scopuri specifice, vom prelucra datele în baza consimțământului candidatului.

În cazul unui proces de recrutare neîncheiat prin angajare, vom păstra datele dumneavoastră pe baza consimțământului acordat.

Păstrarea datelor

În cazul în care candidatura se încheie prin angajare, datele sunt păstrate pentru utilizare în relația de muncă, conform reglementărilor legale. Documentele de candidatură ale candidaților pentru care procesul de recrutare nu s-a încheiat prin angajare sunt șterse după maximum douăsprezece luni. Solicităm consimțământul înainte de a vă păstra o perioadă mai lungă documentele de candidatură în baza noastră de candidați.

Prelucrarea datelor angajaților

Colectarea datelor cu caracter personal

Colectăm date cu caracter personal direct de la persona vizată ca parte a procesului nostru de recrutare. Datele cu caracter personal ne pot fi transmise direct de către un candidat sau prin intermediul unui terț, de exemplu, o agenție de recrutare, în funcție de particularitățile proceselor de recrutare.

Informațiile pot fi colectate și ulterior angajării direct de la persoana vizată sau prin intermediul unor terți.

Angajații nu vor transmite către angajator nicio informație privind așa numitele „categorii speciale de date cu caracter personal”, care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase, apartenența la sindicate, datele genetice, datele biometrice (când sunt utilizate în scopuri de identificare), sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală, etc.

Utilizarea datelor cu caracter personal

În calitatea sa, de angajator sau furnizor de bunuri compania noastră trebuie să păstreze și să prelucreze Datele cu Caracter Personal  ale angajaților săi în scopuri obișnuite derivate din raporturile de muncă, respectiv în scopuri administrative și organizatorice , precum și pentru a asigura respectarea și executarea anumitor prevederi ale contractelor, respectarea cerințelor și reglementărilor legale aplicabile raporturilor de muncă precum și pentru protejarea intereselor legitime ale companiei noastre sau ale beneficiarilor și furnizorilor companiei noastre;

Pentru executarea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractelor individuale de muncă, precum și pentru respectarea reglementările specifice raporturilor de muncă și/sau a celor fiscale/financiare;

Pentru monitorizarea flotei proprii de autovehicule.

Pentru monitorizarea perimetrală a spațiilor folosite de către compania noastră și a accesului în acestea. 

Adresa de E-mail și numărul de telefon – respectiv aplicația WhatsApp se vor putea utiliza în timpul desfășurării formalităților de angajare, iar ulterior se vor putea utiliza în cadrul relațiilor de muncă dintre dvs. și companie în calitate de angajator (incluzând dar fără a se limita la comunicarea de documentele și aspectele care țin de încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă, cercetare disciplinară, restructurare activitate, comunicare fișa postului sau modificări ale acestor documente, prelucrare Regulament intern, Contract colectiv de muncă sau modificări ale acestora, prelucrare proceduri sau instrucțiuni de lucru, politici, documentații privind alegerea salariaților, instruiri - SSM,  SU, Mediu, GDPR, adeverințe salariat, etc.);

În toate situațiile în care comunicarea se efectuează prin modalitățile de mai sus, aceasta se consideră realizată și mesajul adus la cunoștința dvs. la momentul în care pe adresa expeditorul este primit un mesaj de confirmare a livrării corespondenței (confirmare de livrare și/sau de citire a mesajului electronic);

Păstrarea datelor

Datele sunt păstrate și arhivate fizic sau electronic pentru utilizare în relația de muncă, conform reglementărilor legale. Arhivarea electronică a datelor se va face pe serverele fizice sau cloud ale companiei sau al partenerilor acesteia, fiecare loc în care datele se păstrează îndeplinește cerințele administrative și tehnice care să asigure protecția datelor. Datele nu se arhivează și nu se prelucrează în afara UE.

De exemplu statele de plată se păstrează timp de 50 de ani (în vederea calculării și recalculării pensiilor); dosarele de personal, Contractele de muncă, Convențiile civile de prestări servicii se păstrează timp de 75 de ani, conform Anexei nr. 6 a Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naționale republicată.

Temeiul legal al prelucrării

Deținem și prelucrăm datele  în baza temeiului legal (prevederile Codului muncii, legislația fiscală, etc) pentru încheierea, modificarea, suspendarea, încetarea, etc. a contractului individual de munca , precum  și în vederea parcurgerii etapelor la solicitarea dumneavoastră - anterior încheierii unui contract de muncă. De asemenea, putem prelucra anumite date ale dumneavoastră pe baza intereselor noastre legitime de a vă recruta în calitate de candidat. În cazurile în care ne acordați consimțământul pentru a vă utiliza datele în alte scopuri specifice, vom prelucra datele în baza consimțământului dumneavoastră.

Transmitem datele dumneavoastră cu caracter personal altor persoane numai dacă legea ne obligă sau permite acest lucru. Când transmitem datele altor persoane, stabilim aranjamente contractuale și mecanisme de securitate pentru a proteja datele cu caracter personal și a respecta standardele noastre de protecție a datelor, de confidențialitate și de securitate.

Putem implica sau angaja alte societăți și persoane fizice pentru a îndeplini funcții în numele nostru. Exemplele includ servicii de audit contabil, servicii IT, administrare HR, etc., acești furnizori se află în România.

Contracte comerciale

Colectarea datelor cu caracter personal

Bioeel Manufacturing prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor de contact (clienți Bioeel Manufacturing existenți sau potențiali și/sau persoane asociate acestora) cu ajutorul unui sistem de management al relațiilor cu clienții.

Colectarea datelor cu caracter personal referitoare la persoanele de contact, și adăugarea acestora în sistemul Bioeel Manufacturing CRM, este inițiată de un utilizator Bioeel Manufacturing și include numele, denumirea angajatorului, funcția persoanei de contact, telefonul,  adresa de e-mail și alte detalii comerciale de contact. De asemenea, Bioeel Manufacturing poate colecta date din sistemul de mesaje electronice Bioeel Manufacturing (numele expeditorului, numele destinatarului, data și ora) și calendar (numele organizatorului, numele participantului, data și ora evenimentului) referitor la interacțiunile dintre utilizatorii Bioeel Manufacturing și persoanele de contact sau terți. 

Utilizarea datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal referitoare la contactele comerciale pot fi vizibile și folosite de utilizatorii Bioeel Manufacturing pentru a afla mai multe informații despre un cont, client sau oportunitate de care sunt interesați, și pot fi folosite în următoarele scopuri:

• dezvoltarea afacerilor și serviciilor
• oferirea către persoanele de contact a informațiilor despre noi și gama noastră de produse
• punerea la dispoziție a datelor cu caracter personal către angajații Bioeel Manufacturing în scopul prestării serviciilor și oferirii de noi produse
• identificarea clienților cu nevoi similare
• realizarea statisticilor cum ar fi evoluția pieței, statutul relațiilor sau oportunitățile de vânzări.

Temeiul legal pentru prelucrare

Prelucrăm datele cu caracter personal ale contactelor noastre comerciale pe baza intereselor noastre legitime de afaceri sau a consimțământului, dacă persoanei vizate i s-a solicitat să-și exprime consimțământul. Suntem interesați de comercializarea produselor noastre sau de furnizarea comunicărilor pe care le considerăm de interes pentru destinatari.

Păstrarea datelor

Datele cu caracter personal vor fi păstrate la Bioeel Manufacturing atât timp cât este necesar scopurilor stabilite mai sus (de exemplu, atât timp cât avem o relație sau trebuie să deținem o evidență a relației cu o persoană de contact comercial).

Vizitatorii birourilor noastre

Avem măsuri de securitate în vigoare la birourile noastre, inclusiv CCTV și controale de acces în clădire.

Există indicatoare în birouri care anunță că sistemul CCTV este în funcțiune. Imaginile înregistrate sunt stocate în siguranță și accesate doar dacă este imperativ necesar (de exemplu, pentru a verifica un incident). Înregistrările CCTV sunt, de obicei, suprascrise după o perioadă scurtă de timp dacă nu se identifică o problemă care necesită investigații (cum ar fi furtul).

Le solicităm vizitatorilor noștri să se înregistreze la recepție; păstrăm evidența vizitatorilor o perioadă scurtă de timp. Evidențele asupra vizitatorilor noștri sunt stocate în siguranță și accesibile doar dacă este imperativ necesar (de exemplu, pentru a verifica un incident). Ne bazăm pe interesul legitim (asigurarea securității în birourile noastre).

Alte persoane care ne contactează (inclusiv avertizorii de integritate)

Colectăm date cu caracter personal atunci când o persoană ne contactează referitor la o întrebare, reclamație, comentariu sau feedback (cum ar fi numele, detaliile de contact și conținutul comunicării). În aceste situații, persoana are controlul asupra datelor cu caracter personal transmise și noi vom folosi aceste date numai în scopul de a răspunde comunicării și de a ne ocupa de acea chestiune în mod corespunzător. Datele cu caracter personal menționate mai sus pot include numele, denumirea angajatorului, funcția persoanei de contact, telefonul, adresa de e-mail și alte detalii comerciale de contact.

Temeiul legal al prelucrării

Dacă datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopurile menționate mai sus, ne bazăm pe interesul legitim sau pe consimțământ, în cazul în care solicităm consimțământul persoanei vizate. Iar în ce privesc avertizorii de integritate ne raportăm și la prevederile Legii nr. 361/2022 privind protecţia avertizorilor în interes public.

În ce privesc rapoartele de integritate:

Prin formularea cu bună credință a unei avertizări, utilizând acest sistem, petentul dobândește calitatea de avertizor și beneficiează de protecția oferită de Legea nr. 361/2022 privind protecţia avertizorilor în interes public.

Avertizările astfel formulate sunt preluate, analizate, prelucrate și arhivate de Bioeel SRL. Acestea sunt anonimizate prin înlăturarea informațiilor care ar permite determinarea identității avertizorului și numai după aceea transmise către persoanele chemate să le soluționeze.

Datele pe care le colectăm prin intermediul formularului de avertizare sunt prelucrate și stocate de către Bioeel  și vor fi utilizate pentru a  contacta avertizorul:

• în cazul în care solicitată sprijin pentru depunerea avertizării,
• în cazul în care este necesar să solicităm informații suplimentare,
• pentru a comunica răspunsul formulat în urma întreprinderii acțiunilor subsecvente pentru soluționarea situației semnalate.

Datele urmează a fi șterse după 5 ani de la finalizarea analizei aspectelor semnalate.

Vizitatorii site-ului nostru

Colectarea datelor cu caracter personal

Vizitatorii site-urilor noastre dețin, în general, controlul asupra datelor cu caracter personal pe care ni le-au transmis. Putem înregistra automat date limitate cu caracter personal prin intermediul utilizării cookie-urilor din site-ul nostru. Pentru mai multe informații, vă rugăm să consultați secțiunea Cookies de pe site.

Vizitatorii pot de asemenea să ne trimită un e-mail prin intermediul site-ului. Mesajele lor conțin pseudonimul utilizatorului și adresa de e-mail, precum și informațiile suplimentare pe care utilizatorul dorește să le includă în mesaj.    

Rugăm vizitatorii să nu ne transmită informații sensibile (cum ar fi rasa sau originea etnică; opiniile politice; convingerile religioase sau filosofice; afilierea sindicală; sănătatea fizică sau mentală; datele genetice; datele biometrice; viața sau orientarea sexuală; și cazierul judiciar) când utilizați site-ul nostru; dacă, din orice motiv, doriți să ne furnizați informații sensibile, acest lucru reprezintă consimțământul dvs. explicit pentru ca noi să colectăm și să utilizăm aceste informații în modurile descrise în această notă de informare sau descrise în momentul în care decideți să divulgați aceste informații.

Cookies

Utilizăm fișiere text mici denumite „cookies” localizate în unitățile dvs. hard disk pentru a ajuta la navigare pe site-ul nostru. Utilizarea cookie-urilor este o procedură standard de operare pentru majoritatea site-urilor. Totuși, dacă nu sunteți de acord cu utilizarea cookie-urilor, majoritatea motoarelor de căutare permit oprirea acestora de către utilizatori. Pentru a vă înregistra pe site-ul nostru, trebuie să acceptați cookie-urile. Dacă dezactivați cookie-urile, anumite funcții ale site-ului vor fi afectate. După ce încheiați vizita pe site-ul nostru, puteți oricând să ștergeți cookie-urile din sistemul dvs., dacă doriți.

Utilizarea datelor cu caracter personal

Când un vizitator ne furnizează date cu caracter personal, le vom utiliza în scopurile pentru care ne-au fost transmise, după cum s-a menționat în momentul colectării (sau după cum reiese în mod evident din contextul colectării). În general, datele cu caracter personal se colectează pentru:

• a se înregistra în anumite zone ale site-ului;
• a solicita informații suplimentare;
• a distribui materialele de referință solicitate;
• a transmite un curriculum vitae;

Site-urile noastre nu colectează sau compilează date cu caracter personal în scopul distribuirii sau vânzării către terți externi în scopuri de marketing adresat consumatorilor individuali și nu găzduiesc mesaje în numele terților. Dacă există o situație în care aceste informații pot fi transmise unei părți care nu este firmă membră a Bioeel Manufacturing, vizitatorului i se va solicita consimțământul în prealabil.

Temeiul legal pentru prelucrare

Prelucrăm datele cu caracter personal ale vizitatorilor site-ului nostru pe baza intereselor noastre legitime de afaceri sau a consimțământului, dacă persoanei vizate i s-a solicitat acest lucru. De exemplu, suntem interesați să ne asigurăm că procesul nostru de marketing este relevant persoanelor respective, deci putem prelucra date cu caracter personal pentru a transmite materiale de marketing adaptate la interesele persoanei vizate.

Păstrarea datelor

Vom păstra datele cu caracter personal colectate prin intermediul site-urilor noastre atât timp cât va fi necesar (de exemplu, atât timp cât avem o relație cu persoana relevantă). 

Farmacovigilență

Scopul prelucrării

Identificarea raportorului reacțiilor adverse și validării cazului, precum si pentru alte nevoi legate de farmacovigilență, așa cum sunt acestea solicitate în Ghidul euorpean de farmacovigilență și în legislația natională conexă.

Date puse la dispozitie de catre pacient

Diagnostic, tratament administrat, reacții adverse, sechele ale pacientului si alte aspecte conexe legate de farmacovigilență

Comunicarea datelor către terțe persoane

Datele vor fi comunicate către Agenția Națională a Medicamentului și a Dispozitivelor Medicale, deținătorul de autorizației de punere pe piață și către alte entități implicate în procesul de producție al medicamentelor în scopul identificării raportorului reacțiilor adverse și validării cazului, precum și pentru alte nevoi legate de farmacovigilență.

Temeiul legal pentru prelucrare

Prevederile Ghidurilor de buna practică de farmacovigilență (Good Pharmacovigilance Practices – GVP); Regulamentul (Ce) Nr. 726/2004 Al Parlamentului European și al Consiliului din 31 martie 2004 de stabilire a procedurilor comunitare privind autorizarea și supravegherea medicamentelor de uz uman și veterinar și de instituire a unei Agenții Europene pentru Medicamente cu modificările și completările ulterioare; Regulamentul de Punere în Aplicare (UE) Nr. 520/2012 Al Comisiei din 19 iunie 2012 privind efectuarea activităților de farmacovigilență prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 726/2004 al Parlamentului European și al Consiliului și în Directiva 2001/83/CE a Parlamentului European și a Consiliului; Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătăţii, cu modificările și completările ulterioare.

Păstrarea datelor

Pelucrarea datelor se va face doar in scopul identificării raportorului reacțiilor adverse și validării cazului.

Stocarea datelor dvs personale se face pe o perioadă de maxim 7 ani.

l) Prevederi finale:

Politica  privind prelucrarea datelor cu caracter personal  va fi  permanent afișată  pe site-ul companiei noastre, www.bioeel.ro .

Compania noastră va informa persoanele vizate cu privire la orice modificare a Politicii  privind prelucrarea datelor cu caracter personal a Bioeel Manufacturing SRL, dar și a modificărilor ce vor apărea în legile și Reglementărilor UE si naționale privind protecția datelor cu caracter personal,

În situația in care o persoana vizată/unul din beneficiarii sau furnizorii societatii noastre  va pune la dispoziția companiei noastre  date cu carater personal ale unei alte persoane vizate/ familiei persoanei vizate, persoana care pune la dispoziție aceste date se va preocupa ca în avans să obțină acordul persoanelor vizate, și să le aducă la cunoștință Politica  privind prelucrarea datelor cu caracter personal a companiei noastre, în forma valabilă la data respectivă, precum și modificările la aceasta așa cum le va primii de la compania noastră.

Compania noastră nu va fi trasă la răspundere pentru nici un prejudiciu direct, indirect, moral sau material sau pentru alte pierderi de orice natură suferite de către orice persoană vizată ca urmare a prelurării sau dezvăluirii datelor cu caracter personal prelucrate conform prezentului document și conform Politicii privind prelucrarea datelor cu caracter personal a noastră.

Compania noastră va asigura caracterul confidențial al datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate  prin stabilirea unor proceduri interne în acest sens. În plus, ne vom asigura că personalul, afiliații și împuterniciții implicați în prelucrarea datelor cu caracter personal în scopurile sunt informați despre caracterul confidențial al datelor cu caracter personal, că au fost formați corespunzător în ce privește sarcinile lor și că au semnat acorduri scrise de confidențialitate privind utilizarea datelor cu caracter personal.

Prezentul document intră în vigoare începând cu data de 25 mai 2018 și va lua în considerare Legile și Reglementările UE privind protecția datelor cu caracter personal la zi privind protecția datelor. Orice modificare a Legilor și Reglementărilor UE privind protecția datelor cu caracter personal se aplică de la data intrării în vigoare a prevederii legale, fără a ține cont de niciun preaviz între Părți.